会議を運営する

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まず、以下の8問のアンケートにYES/NOで答えてみてください。
【ポジティブ項目】
●わが社の会議では、積極的な議論が交わされている
●わが社の会議は、何のために行うのかの目的が明確である
●わが社の会議では、最後には明確な結論が出ている
●会議のたびに、「一歩前進した」という実感がある


【ネガティブ項目】
●わが社の会議は、だらだらと長くて非効率だ
●わが社の会議では、他人の意見に安易に妥協するシーンが多い
●わが社の会議では、自分の番が終わったら、皆「心ここにあらず」だ
●わが社の会議では、自由にものが言えない雰囲気がある

ポジティブ項目にNOが多かったり、ネガティブ項目にYESがたくさんついてしまうようだと、会議の運営がうまくいってないことになります。日本企業においては、珍しくない状況かもしれません。

今回は会議を運営する6つのコツについて述べましょう。
①会議を招集する際のポイント
②本当に会議が必要か?
③開始前の準備物
④会議目的に応じた議事録の取り方
⑤司会者でなくても会議に貢献できる
⑥振り返りタイムの勧め

①会議を招集する際のポイント

まず重要なのは会議の目的を明確化することです。決まったことを共有する場なのか、アイデアを出す場なのか、意思決定をする場なのか、などです。会議のタイトルは、それがわかるものにする必要があります。例えば「部門レクリエーションについて」というタイトルはNGです。そうではなく、「部門レクリエーションのアイデア出し」といった、目的がわかる会議名にしましょう。


次に重要なのは参加人数です。ある著名なビジネス手帳には、会議の適正人数は6名から20名までと記述されていますが、20名はあきらかに多すぎです。これでは「ひとことも話さない人」が多数出てきます。単なる伝達事項のための会議ではなく、何らかの議論をするのであれば、4名から8名程度が適度な人数です。

召集の際には場所と時間を伝えるのは当然です。が、開始時間だけで、終了予定時間が記載されていないという驚くべき通知も実在するようです。これでは、ダラダラと長くなってしまうのも、仕方ありません。

また、事前資料を添付して、「各自アイデアを最低1つは考えてくること」といった事前課題を課すことで、当日の時間を効率的に使うこともできます。

②本当に会議が必要か?

そもそも論になりますが、本当に会議が必要かを疑ってかかりましょう。目的に応じた代替手段がたくさんあるはずです。

たとえばアイデアを出すのが目的なら、WEB上のアンケートや掲示板が便利ですし、職場に投票箱を設置するという手もあります。

周知徹底をしたいのであれば、小冊子を配ったり、社員への同報メールでことたりるかもしれません。

人間関係を構築したり、深めたいのであれば、昼食時の雑談や、宴会・レクリエーションのほうが、効果的で無駄がないかもしれません。

このようにして残った「本当に必要な会議」に対し、関係者が本気で取り組めば、その成果が大きくなることでしょう。

③開始前の準備物

会議において準備せねばならないものは大きく分けて4種類あります。まずは会議中の意見を可視化するツールです。なんといっても、ホワイトボードが重要です。それがない部屋で会議を行うのは時間の無駄ともいえるでしょう。また、大きなサイズのポストイットや模造紙などの紙類も有効です。パソコンをプロジェクターにつなげると、意見の可視化が出来るだけでなく、終了時には議事録ができているという利点もあります。

2つ目は会議の結果を残すツールです。プリントアウトが出来るホワイトボードが便利です。最近ではデジカメでホワイトボードを撮影し、画像データを後で共有するということもよく行われます。上述したパソコン+プロジェクターの組み合わせも、会議結果を残すために有効です。

3つ目は時間を管理するツールです。時計のない部屋での会議がダラダラと長くなるのは当然かもしれません。また、料理タイマーがあると、タイムキーパー代わりになります。

4つ目は参加者をリフレッシュさせるツールです。アメやチョコレートなどの食べ物や、ソフトドリンクがあると良いでしょう。また会議の種類によっては(創造やリラックスを必要とする場合など)、音楽をかけて行うのも効果があります。

④会議目的に応じた議事録の取り方

会議には議事録がつきものですが、その書き方は会議目的によって変わってきます。意思決定するための会議であれば、何が決まったのかを書くことが必須です。また、いつまでに誰が何をやるのかの「役割分担ToDo」を書く場合も多いでしょう。アイデアを出すのが目的の会議であれば、出たアイデアを列記したものが議事録になります。伝達目的の会議であれば「○○について周知徹底した」とだけ記載し、その際に用いたハンドアウトなどを添付すれば良いでしょう。また、日時、場所、参加者などの基本事項も忘れずに記載しましょう。

議事録がすぐにファイリングされ、二度と誰も読まないという企業も珍しくありません。これでは議事録作成の労力が無駄です。議事録は、それを活用するためにあります。例えば、次回の会議までの半分の日程が過ぎた時点で、議長は「次回までのToDoと担当者」欄を見て、「順調に進んでいますか?」といったリマインドメールを打つこともできます。これ以外にも議事録は様々に活用できますので、自分の会議での状況に照らして考えてみると良いでしょう。

⑤司会者でなくても会議に貢献できる

皆さんが会議を司会する課長クラスの方でなかったとしても、より良い会議に貢献できます。以下のような場面が考えられます。

・終了時間の指摘
例)「終了予定時間まで、あと15分ですが・・・。」

・黙っている人に水を向ける
例)「田中さんはこのテーマのご専門だと思いますが、どんなご意見ですか?」

・ホワイトボードを使わせる
例)「話が複雑になってきたのでホワイトボードに整理しませんか。僕が書記をやりますよ。」

・あいまいに終わらせない
例)「すみません。結局、本日決まったことって何でしたっけ?」

⑥振り返りタイムの勧め

会議の運営を改善してゆくことになったら、最初のうちはおわりの10分程度、「会議を振り返る」時間をつくりましょう。例えば、

・時間通り終わることができたか。その勝因/敗因は何か?

・足りない備品はあるか。次回までに誰が調達してくるのか?

・参加メンバーの構成は適切だったか?

・会議場所と時間帯は適切だったか?

・この会議に一番貢献した「MVP」は誰か。どのように貢献したのか?

このような内容を話し合い、次回、次々回と、よりよい会議へとバージョンアップしてゆきましょう。

【おまけ】会議室に出没する迷惑な怪獣・宇宙人たち

皆さんの会社の会議室には、以下のような怪獣や宇宙人が、その場を侵略しようとしてきます。彼らは相当手ごわいです。が、正義の味方である皆さんが、会議室を守ることが期待されています。

● 否定星人

いつもいつも、他人のアイデアや意見の欠点を指摘する。指摘内容は意外とまっとう。「オレは賢いんだぞ!」と主張したいのがその動機ともとれるが、単にそれが習性としか言いようのない個体も存在する。

● マモルザウルス

自分の部署の利益を守ることだけに命をかけている。「他部署の利益は自部署の損」というゼロサムゲームしか頭になく、創造的な解決策を考える気が全くない。

● ネコカブリ星人

会議の最中に否定的意見を言うことは絶対ない。が、会議が終わったあとに、「あの案はだめだよ。」、「あんな営業戦略で売れるはずないよな。」などと親しい同僚に文句を言う。「なぜその場で言わないのか!?」とツッコミたくなるが、彼らがかぶったネコを取ることは期待できない。

● 傍聴ギドラ

呼ばれたから来たからであって、会議に参加する気がまったくない。発言をすることは絶対にない。メモをとることがあっても、そのふりをしているだけ。「だったら来るな」と言いたいが、他にやることもないらしい。

この他にもさまざまな怪獣や宇宙人が、みなさんの会議室を虎視眈々と狙っています。新種を発見したら、名前をつけて周囲に警戒を呼びかけましょう。

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以上

最終更新 ( 2014/07/29 17:06 )