無駄な会議の原因はファシリテーション・スキルの欠如や不足
ホワイトカラーの生産性のカギは会議です。一方で、無駄で、だらだら長く続き、若手は一切発言せず、そもそも何が決まったのかもあいまいな会議は珍しくありません。その原因は会議を仕切る「ファシリテーション」スキルの欠如や不足です。
ファシリテーションはスキルです。よって、だれもが学ぶことが出来、また練習を積み重ねることで、より上手に会議が仕切れるようになります。
ファシリテーションの４つのスキル
弊社のファシリテーション研修では、そのスキルを４つの柱で構成しています。
① 場のデザイン
そもそも会議が始まる前にファシリテーターがやるべきことは多いです。招集通知の中に、会議の目的とアジェンダを明記する。そもそも誰を招集するのか厳選する。ホワイトボードを調達する。おおよその時間配分を参加メンバーと合意する。などなど。失敗する会議は、実は始まる前や始まった直後に「もうこの会議は失敗している」となっている場合も多発しています。
② 意見引き出し
入社の同期が集まる会議では当然ワイワイと議論が起きます。ところが多くの会議では上下関係の緊張感もあり、発言がほとんど起きないケースが多発します。もちろん、パワハラ上司が傍若無人に振舞っているなら致し方ありません。大半のケースはそうではなく、ファシリテーターの様々なスキル発揮により、活発に意見を引き出すことが可能です。
③ 構造化
意見が沢山でると、状況が混とんとして、うれしい悲鳴になります。この場面で重要となるのが構造化のスキルです。ロジックツリーやマトリクスを描く。「向上する」といったあいまいな言葉を見逃さない。など様々なスキルで、たくさん出た意見を整理整頓するのがファシリテーターの役割です。
④ 合意形成
会議の中には様々にアイデアを広げることが目的のものもあります。しかし、多くの会議では「結論を出す」ことが求められます。言い換えると「合意形成」を行わねばなりません。「多数決をとればよいではないか？」という意見もあり、確かに一理あります。が、議論を尽くさずに安易に多数決をとるのはお勧めできません。どのような議論をして合意形成へと持ってゆくのかがファシリテーターの腕の見せ所です。
これら４つの場面で、それぞれ異なるスキルが活用され、その有機的な相乗作用により、会議が効果的なものとなります。
実践的訓練を積むためのリレー・ファシリテーション
弊社のファシリテーション研修では、その技術を実践的に磨くためにリレー・ファシリテーションを取り入れています。図のようにファシリテーションを行う側のチームメンバー、順番にリレーを行って司会者役を務めます。もう片方のチームはファシリテーションを受ける側です。例えば、「日本の大手企業は英語を公用語とすべきか？」といった難易度の高い議論を深め、さらに最後には合意形成を行うところまでが演習のゴールです。
受講生は、知識として学んだ様々なファシリテーションのスキルを実践的に組み合わせ、その面白さと難しさを同時に体験することが出来ます。